ما هو التبادل الالكتروني للبيانات ؟ ظهرت التجارة الإلكترونية وأصبحت محل اهتمام الكثير من الأشخاص، فقد اجتاحت التكنولوجيا حياتنا وتم توظيفها في كافة المؤسسات الحكومية والخاصة في جميع الدول، ليتطور عمل التكنولوجيا ويصبح التبادل الالكتروني أمر واقعي، تتعامل فيه جميع الشركات العالمية حول العالم، فنجد بعض الشركات التي تحتاج لتعديل بياناتها إلكترونياً تقوم بتبادلها بشكل إلكتروني، وكان التطور الذي اجتاح عالم التكنولوجيا له أثر كبير في تبويب البيانات إلكترونياً، فتسبب ذلك في وقوع أخطاء في البيانات نتيجة لدمج نشاطات شركة مع شركة أخرى، فما هو التبادل الالكتروني للبيانات ؟
التبادل الالكتروني للبيانات EDI
يعرف التبادل الالكتروني على أنه اتصال بين الشركات ليتم تبادل أعمال وبيانات ومعلومات خلال نسق قياسي. فهو عبارة عن نسق بسيط يتم خلاله تبادل إلكتروني للبيانات EDI والذي حلَّ محل الوثائق والمستندات الورقية، والتي يكون من ضمنها: فواتير الشراء والبيع. وقد كان لذلك سبب رئيسي في توفير الوقت والجهد على أصحاب الشركات، كما أنها منعت الكثير من الأخطاء اللغوية التي قد تعتلي المستندات الورقية، والتي يصعب معالجتها يدوياً.
كيفية نقل البيانات في عملية التبادل الالكتروني
يتم في عملية التبادل الالكتروني للبيانات نقل المعلومات والبيانات بشكل مباشر خلال تطبيق عبر جهاز حاسب آلي في شركة أو مؤسسة، إلى حاسب آلي في شركة أو مؤسسة أخرى. وهناك معايير في التبادل الالكتروني يتم الاعتماد عليها في تعريف ترتيب، وتنسيق، وتعريف مكان البيانات والمعلومات في وثيقة التبادل الالكتروني، وهذا الأمر يسهل عملية التبادل الالكتروني خلال بضع دقائق معدودة، دون الحاجة للانتظار لساعات، أو أسابيع كما كان الأمر خلال تبادل الوثائق الورقية.
يعمل التبادل الالكتروني بين الشركات على تبادل الكثير من البيانات والمعلومات الخاصة بعمليات البيع والشراء، مثل فواتير البيع، والطلبات الخاصة بعروض الأسعار، والقروض، ويتم من خلال هذه الشركات تبادل الخدمات المختلفة والسلع باستمرار لذلك يلزمها أن يتم تبادل البيانات إلكترونياً.
كيف يعمل التبادل الالكتروني للبيانات EDI؟
لتبادل البيانات إلكترونياً تقوم الشركات بتعريف عمليات البيع والشراء، وعمليات تبادل السلع، وذلك وفق معايير معينة، حيث أن ذلك يضمن أن تتم عملية التبادل بشكل سليم وبجودة عالية، أما إذا كانت البيانات غير مرتبة في أماكنها المخصصة لها، أو أنها مفقودة وغير موجودة فإن ذلك يتسبب في فشل عملية التبادل، وتتم عملية التبادل من خلال:
- تبويب البيانات في أماكنها المخصصة، وتعريفه.
- اختيار لغة البرمجة المناسبة لتنسيق بروتوكول تبادل البيانات.
أنواع التبادل الالكتروني للبيانات EDI
هناك نوعان أساسيان من أنواع التبادل الالكتروني EDI، والتي تسمح بتبادل البيانات إلكترونياً بشكل سليم، دون التعرض لمشاكل إلكترونية، ومن هذه الأنواع:
- وصلات من نقطة إلى نقطة أو مباشرة: حيث يتم ربط أجهزة الحاسب الثنائية بشكل مباشر، دون الحاجة لوجود وسيط عبر الإنترنت، ويكون ذلك بالاستعانة ببروتوكولات آمنة.
- شبكة اتصال القيمة المضافة (VAN): يتم من خلال هذا النوع تبادل البيانات ونقلها بشكل إلكتروني عبر شبكة اتصالات خارجية تدير نقل المعلومات بوجود نموذج صندوق البريد.
فوائد التبادل الالكتروني EDI
يعتبر التعامل بتبادل البيانات إلكترونياً هو أحد أهم العمليات الضرورية للشركات، والمؤسسات، والتي لا تزال تعمل على تبادل معاملات ووثائق بين الشركات ومؤسسات الأعمال الكبيرة والصغيرة، وإن التبادل الالكتروني يعود على الشركات بمجموعة من الفوائد والتي منها:
- إن عملية التبادل الالكتروني توفر الوقت والمال، وذلك عن طريق تشغيل عملية تم تنفيذها مسبقاً بشكل يدوي من خلال الاستعانة بالوثائق الورقية.
- تعمل على رفع الإنتاجية والكفاءة للشركة، حيث أنه يسهم في تبادل مزيداً من الوثائق الخاصة بتشغيل الأعمال في وقت قليل، وبدقة عالية
- يساهم التبادل الالكتروني بتقليل الأخطاء، وذلك من خلال تنسيق للبيانات والمعلومات يضمن تبويب البيانات بشكل سليم وصحيح.
- المساهمة في رفع إمكانية إصدار تقارير دقيقة وإمكانية التتبع، من خلال الدمج للوثائق الإلكترونية، وذلك خلال مجموعة من الأنظمة المعلوماتية المنسقة لجمع البيانات والمعلومات وتحليلها.
- يعمل على تدعيم التجارب الإيجابية للعملاء، وذلك من خلال أن يقوم بإتاحة الأمر لتنفيذ معاملات التبادل الالكتروني بدقة، وكفاءة عالية، كما أنه يسمح بتقديم الخدمات بشكل سريع، ودقة، ووقت أقل.
ما هو مستقبل التبادل الالكتروني للبيانات ؟
إن المستقبل ينتظر المزيد من التطور التكنولوجي، والذي يعنى بتطوير التبادل الالكتروني، حيث أن التبادل الالكتروني للبيانات أصبح أكثر أهمية من ذي قبل، وارتفع معدل استخدام هذا النوع ليصبح بديلاً عن الوثائق الورقية، ويتوقع في المستقبل بأن يلغى التعامل اليدوي بالوثيقة الورقية، ليحل محله التبادل الالكتروني.
تكاليف التبادل الالكتروني للبيانات
إن تكاليف الوثائق الورقية أعلى بكثير من عملية التبادل الالكتروني، والتي ليس لها تكاليف تذكر، فهي عملية سهلة وسريعة، يتم إنجازها خلال دقائق معدودة، كما أنها ذات تكاليف قليلة، فقط تحتاج لأن يتم ربط أجهزة بعضها ببعض ليتم تبادل البيانات.
عند سؤالك عن ما هو التبادل الالكتروني للبيانات، إعلم بأنه أحد عمليات التبادل التجاري التي تتم بشكل إلكتروني، دون الحاجة للوثائق اليدوية.