ما هي خطة استمرارية العمل، يبحث الكثير من الناس عن العمل في كافة المجالات، من أجل تحقيق الذات والطموح الذي يسعى الشخص إلى تحقيقه، لهذا يجب أن يكون العمل قائماً على أسس وقواعد مهمة، كما يجب القيام بعمل خطة عمل واضحة يضمن الشخص من خلالها استمرارية العمل، حيث تضمن هذه الخطة للفرد إنجاز عمله بشكل أفضل وبسرعة عالية، وهذا يضمن لصاحب العمل تجنب الوقوع في الأخطاء الفادحة، وتجنب المخاطر والتهديدات التي تهدد استمرارية عمله في حال حدوث أي مشكلة، لهذا تعتبر خطة استمرارية العمل بمثابة خطة للوقاية انهيار المشوار الطويل في العمل، والتعافي بسرعة في حال التعرض للخسائر والكوارث في عمله، وفيما يلي سوف نوضح ما هي خطة استمرارية العمل.
ما هي خطة استمرارية العمل
خطة استمرارية العمل هي عبارة عن تخطيط مسبق يتم إعداده قبل البدء في العمل، حيث يتم وضع كافة الاحتمالات الواردة في هذا العمل بما فيها الربح والخسارة، وذلك من أجل وضع كافة المقترحات لتجنب الخسارة، وتجنب كافة الصعوبات والمخاطر التي تهدد العمل، ومن خلال خطة مواجهة الأزمات يمكن مواصلة إدارة الأعمال بشكل أكثر سرعة وترتيباً، من أجل التعافي والعودة للعمل بشكل طبيعي خلال وقت قصير جداً.
كيفية إعداد خطة استمرارية الأعمال
يمكن إعداد خطة استمرارية العمل في وقت سابق قبل البدء بالعمل، والتي تساهم في تجنب الخسائر الفادحة وتدهور الإنتاج، مما يؤثر على أرباح الشركة، لهذا يمكن إعداد الخطة والتي تعتمد على خمس خطوات أساسية وهي:
- تقييم المخاطر:
- التنبؤ بكل الأمور التي يمكن أن تتسبب في تعطيل الأعمال.
- تحديد الأشياء التي يكون احتمال تأثيرها على سير العمل كبير.
- تقييم المخاطر والمشكلات التي تهدد الشركة.
- تحديد الأولويات المحتملة للنتائج، ورسم الخطة بناء عليها.
- وضع خطة لإعادة العمل بشكل طبيعي وبسرعة كبيرة في حال الخطر.
- تحليل تأثير الأعمال (BIA)، والتي يتم فيها جمع بعض المعلومات والتي تتمثل في:
- الظروف الخاصة.
- سير العمل والعمليات التجارية وتطبيقات الإنتاج الداعمة.
- الجهود والخطط المستقبلية للنهوض بالعمل وتحقيق الانتعاش في الإنتاج والربح.
- طبيعة الترابط الداخلي في العمل، بالإضافة إلى الترابط الخارجي.
- وضع احتمالات لاسترداد العمل، وأهداف الاسترداد والوقت الذي يمكن ان نستغرقه في استرداد العمل.
استمرارية الأعمال وإدارة الأزمات
تعتبر الخطة من الأمور المهمة التي يجب وضعها قبل الإقدام على أي خطوة في العمل، خاصة في المشاريع التي تحتمل الربح أو الخسارة، لهذا نجد الكثير من الشركات تحرص على وضع خطة ملائمة لضمان استمرارية العمل، وقد تحدثنا سابقاً عن خطوتين مهمتين من خطوات استمرارية العمل، وهما تقييم المخاطر وتحليل تأثير الأعمال، وفيما يلي سوف نتناول بقية الخطوات وهي ثلاثة وتتمثل فيما يلي:
- تطوير خطة استمرارية الأعمال
- وضع خطط لمواجهة المشكلات والمخاطر على مستوى أقسام العمل والتقسيمات والموقع.
- الحصول على توقيع من أجل تحليل تأثير الأعمال.
- مراجعة خطة استمرارية العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، من أجل تقييمها وبدء العمل بها.
- التنسيق بين تقييم المخاطر ونتائج تحليل تأثير الأعمال ودمجها، لإنشاء خطة شاملة وقابلة للتنفيذ.
- وضع الاستراتيجية والخطة
- في المرحلة السابقة وهي مرحلة تطوير خطة لاستمرارية العمل، يجب الحرص على عمل دمج وتقريب لوجهات النظر بين مدراء الدوائر المختلفة في الشركة والموظفين فيها، وأن يتم اختيار فريق تنفيذي منهم يشرف على سير عمل خطة الاسترارية في العمل.
- يجب التأكد من دقة البيانات الواردة في الخطة، والتأكد من الالتزام بالتوقيت المحدد في الخطة، كما يجب أن تكون الخطة شاملة ومرنة عند تطبيقها، بحيث يستطيع الموظفين القائمين عليها من الوصول إليها بسهولة.
- اختبار الخطة وصيانتها، والتي تشتمل على الخطوات والأمور التالية:
- التقييم السنوي لتأثير الأعمال.
- مراجعات الخطة بشكل نصف سنوي.
- التمارين الدورية على أعلى الجدول.
- محاكاة خطوات الخطة من أجل ضمان الراحة لأصحاب المصلحة الرئيسيين.
نموذج خطة استمرارية العمل
يمكن إعداد خطة استمرارية العمل في أي شركة بشكل سهل جداً وبسيط، وذلك من خلال معرفة العناصر الأساسية لكتابة نموذج متكامل لخطة استمرارية العمل، وتتمثل هذه العناصر في:
- أدرج أهداف وأهداف الخطة
- طاقم الموظفين الاحتياطيين
- جهات الاتصال الخارجية
- المعدات
- مستندات العمل
- معدات الطوارئ
- مساحة الطوارئ
- توثيق خطة استمرارية عملك
ما هي خطة استمرارية العمل، هي عبارة عن خطة يتم من خلالها تفادي الأزمات والتعافي من جديد، من أجل تحقيق مبدأ الاستمرارية في العمل، حيث يتم إعداد خطة استمرارية العمل في وقت سابق، ويتم فيها دراسة كافة المخاطر المحتملة، ووضع المقترحات والحلول المناسبة لتخطي مرحلة الخطر، والمحافظة على استمرارية العمل.