جميع الوثائق التي لها شكل إلكتروني، ويتم الوصول إليها عن طريق الحاسب وتقنياته تُسمى وأهداف الارشيف الالكتروني، تعج الشبكة العنكبوتية بالملايين من المعلومات التي تتحدث يوميا وبالاخبار المتداولة أولا بأول كل ثانية في جميع انحاء العالم، فهو قد قام بتحويل العالم الى قرية صغيرة، واذا أراد أي شخص البحث عن أي معلومة ما عليه سوى وصل جهازه بشبكة انترنت والدخول الى أي متصفح انترنت مثل كروم واكسبلور وكتابة ما يريد البحث عنه وفي أجزاء من الثانية سيجد كل ما يتعلق بالموضوع الذي يريد البحث عنه امام عينيه، والعصر الحالي يشهد مستوى عالي جدا من التقدم والتطور والازدهار،ويكاد لا يخلو اي بيت من البيوت في كافة انحاء العالم من وجود الانترنت بها .
الوثائق الإلكترونية
قامت تكنولوجيا المعلومات، التي من شأنها تسهيل حياة الإنسان، بتسخير إمكانياتها للقضاء على الصعوبات التي تواجه الشخص للحصول على المعلومات، بل حتى خدمت تكنولوجيا المعلومات الدول، والمجتمعات، والحضارات المختلفة بالاستفادة من معلومات بعضهم البعض الفكرية، والثقافية دون لقاء واجهي، و تشخصت التكنولوجيا على أنها مطار سفر فبمجرد استخدامك لها تصل إلى معلومات أي منطقة جغرافية تريدها، تعرف الوثائق الإلكترونية: على أنها عملية إدخال ونقل المعلومات المخزنة بالطرق التقليدية إلى الوسائط المختلفة للحاسوب، وذلك لضمان عدم فقدان المعلومات على مر الزمان.
أهداف الأرشيف الإلكتروني
نظرا لتزايد حجم المعلومات وحرصاً لعدم، تعرض المعلومات للفقد، وهذا الخوف نابع لأهمية المعلومات في بناء، وتطور المجتمعات فقاموا المبرمجين بتخصيص جزء من الحاسب الألي لحفظ المعلومات فيه ولأرشفة المعلومات أهداف منها:
- توثيق المعلومات التي تتيح إمكانية، الاستفادة منها في وضع الخطط التنظيمية، والاستراتيجية، لبناء مستقبل أفضل.
- يعمل على تسهيل عملية الرجوع إلى الوثائق، وسرعة الوصول إلى المعلومات.
- يعمل على خفض التكاليف والجهد المبذول في أرشفة المعلومات الإلكترونية بالطرق التقليدية.
- سهل عملية تبادل، الوثائق داخل، وخارج جهة العمل.
مزايا الوثائق الالكترونية
تتميز الوثيقة الإلكترونية عن غيرها من الوثائق بأنها غير قابلة للتلف كما يحدث مع الوثيقة الورقية والتي تتسبب فى ضياع المعلومة، فمع ظهور العديد من التطورات التكنولوجية السريعة، ظهرت تقنية رقمنة للوثائق والأرشيف الإلكتروني ليعالج الكثير من المشاكل والعقبات، وللأرشيف الإلكتروني نوعان، الأرشيف المنتج إلكترونيا من الأصل، أي التسجيلات الإلكترونية والتطبيقات المنشئة بالحاسب بمختلف أشكالها، ثم الأرشيف الورقي المرقمن وهي الوثائق الورقية التي تم تصويرها عبر الماسح الضوئي، وهذا يتعلق بالوثائق ذات القيمة الإستراتيجية التي وجب حفظها على المدى الطويل، ومع ظهور السجلات والملفات الإلكترونية للمعلومات والتي يتم تبادلها وحفظها عبر التقنية الحديثة للمعلومات بسرعة خيالية تم إنشاء ما يسمى بالبيئة الوثائقية الإلكترونية البحتة، وظهور تقنية التوقيع الإلكتروني كبديل للتوقيع الخطي، حتى تضفي عليها الصبغة الرسمية أي الإثبات القانوني للوثيقة.
جميع الوثائق التي لها شكل إلكتروني، ويتم الوصول إليها عن طريق الحاسب وتقنياته تُسمى
الإجابة هي : مصادر المعلومات الالكترونية.
ومصادر المعلومات الإلكترونية قامت بتسهيل تخزين، كميات هائلة من المعلومات في حيز صغير جداً، وعملت على جعل الوثائق، أكثر فائدة في الشكل الإلكتروني وذلك، نتيجة لدعم القدرات البحثية والمعالجة والتجهيز.