الجهة الوطنية التي تُعنى بتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، نظراً لكبر مساحة دولة المملكة العربية السعودية، واعتبارها من أهم دول العالم العربي والإسلامي، كما أنها تعد أكبر دولة في دول الخليج العـربي، حرصت الحكومة السعودية على انشاء العديد من المراكز والجهات الحكومية والوطنية، التي تهتم وتعنى بإدارة شؤون البلاد وأرشفة وتوثيق الملفات الوطنية المهمة، ومن جهتنا سنهتم في موقع المــنصــة للتحدث عن الجهة الوطنية التي تعنى بتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
ما الجهة الوطنية التي تعنى بتوثيق الانظمة السعودية
المركز الوطني للوثائق هو المركز الذي تم انشائه بقرار من المرسوم الملكي مادة م/55 وهو الذي يهتم بتوثيق وحفظ وأرشفة الأنظمة داخل المملكة العربية السعودية، حيث أصدر عنه الملك بموافق تاريخ 23/شوال/1409 هـ كما أن المركز الوطني للوثائق ارتبطت إدارته برئيس الديوان الملكي، وتعنى بتشكيل هيئة إدراية من خلال رسم لخارطة الطريق لسياسة المركز وكيفية تنفيذها ومتابعتها، وتقديم كافة الاقتراحات والحلول الملائمة، التي تساعد في تحقيق أهداف المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
يهدف انشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات إلى تحديد أنظمة عامة ومترابطة لحفظ الوثائق والشروع في تنفيذها والعمل عليها، واتخذت الهيئة بعض الإجراءات اللازمة لوضع خطة المركز ضمن موضع التنفيذ ومباشرة العمل، وتكمن هذه الوسائل والإجراءات في النقاط التالية:
- تجهيز اللوائح الخاصة بمشروعية تنفيذ نظام الوثائق والمحفوظات بعد صدور إقراراها وتأكيدها.
- تجهيز دليل لتصنيف وتوحيد المحفوظات، وأيضاً إعداد دليل عام لأجهزة الدولة.
- فهرسة وأرشفة المحفوظات والوثائق وحفظها وترميزها والعمل على تعديلها وصيانتها، وتنظيم تداولها وفق لوائح التنفيذ والتصنيف والترميز.
- وجود رقابة تحت عملية الإشراف لإتلاف المحفوظات التي يتقرر إتلافها والتخلص منها بموجب اللائحة المختصة بهذا العمل.
- العمل على تحقيق التنسيق والترابط مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات داخل أراضي السعودية، وتبادل المعلومات والخبرات.
- الحرص على تحقيق التعاون في مجال الوثائق والمحفوظات مع كل الأجهزة المختصة في كافة الدول.
- اتخاذ كافة الطرق المؤدية للحصول على العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في نطاق المحفوظات والوثائق وذلك يتم من خلال العمل مع الجهة المختصة بذلك.
- وجود جهات مختصة للإشراف على متابعة سير عمليات الحفظ والفهرسة وحماية الوثائق.
- تجهيز الإجراءات الفنية الإدارية لأعمال المركز والعمل على تنفيذها، وتوفير المعلومات والبيانات لكل المستفيدين، بموجب إقرارات لوائح المركز.
هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
في كل جهة أو مؤسسة أو مركز دائماً لابد من توافر طاقم عمل، لتنفيذ الخطط والمشاريع ودراستها جيداً والعمل عليها، وتتألف هيئة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات من رئيس وعدد من الأعضاء وهم:
- رئيس الديوان الملكي وهو رئيس هيئة المركز الوطني للوثائق المحفوظات.
- الأمين العام لمجلس الوزراء (عضو).
- رئيس هيئة الخبراء داخل مجلس الوزراء (عضو).
- مدير عام المركز الوطني للوثاق والمحفوظات (عضو).
- أمين عام دارة الملك عبد العزيز (عضو).
- أمين عام مكتبة الملك عبد العزيز العامة (عضو).
- أمين عام مكتبة فهد الوطنية (عضو).
- نائب المدير العام لمعهد الإدارة العامة للأبحاث والمعلومات (عضو).
- وجود كادر مكون من ثلاث أفراد يهتمون بشؤون الوثائق من هيئة تدريس الكليات والجامعات لمدة 3 سنوات.
وصلنا لنهاية المقال الذي تحدثنا فيه عن الجهة الوطنية التي تُعنى بتوثيق الأنظمة السعودية هي المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وعن آلية سير عمل وتنفيذ هذا المركز وطاقم العمل الذي يتشكل منه، بشكل مفصل.